Konferencen skal vendes 180 grader, med fokus på dialog og networking. Det faglige udbytte kan blive meget større, hvis man tilpasser kommunikationen til virkeligheden.

Af Jesper Odde Madsen, kommunikationsrådgiver og journalist

Det var så den konference. 200 deltagere mødtes kl 9:30, 6 timer og 400.000 kr senere tog deltagerne hjem, hver bærende på et kilo powerpoints, brochurer, notater og rapporter.

Blev målet med konferencen nået? Er der overhovedet nogle, der evaluerer?

Jeg kan ikke lade være med at tænke på, at jeg kunne have fået de samme analyser og tabeller ved at spare rejsen og gå på nettet. Den faktuelle viden i form af oplæg og powerpoints kan lægges til download, eventuelt med et password, hvis man vælger at klare det hele på virtuel manér – eventuelt kunne man se oplæggene på web- tv. De supplerende spørgsmål kan jeg stille i telefonen på et tidspunkt, hvor den travle forsker har god tid og ikke bliver forstyrret af ti andre, der også vil i kontakt med ham.

Ville det ikke være dejligt – og rationelt? Nej.

Ordet konference kommer af latin “conferre”, som betyder at bære, bringe sammen, og i det gamle Rom var der ikke andre muligheder end at stikke hovederne sammen, hvis man ville udveksle erfaringer og meninger. Det gør vi stadig, og vi vil ikke undvære ansigterne, samværet og sanseindtrykkene – selv om vi sagtens kunne lave en videokonference.

Det er altid inspirerende at møde andre, som arbejder i det samme felt – og alle er enige om, at muligheden for networking er mindst lige så vigtig som selve oplæggene. Og det gør vi så – mens vi spilder kaffe på gulvet, bytter visitkort på vej til toilettet, stresser rundt efter én vi har fået udpeget som “hende du skal møde” eller står i kø i auditoriet for at komme til at tale med Mr. Important, inden pausen er forbi. Og det er den…

Ikke plads til dialogen

Spørger man dem, der kl. 16 sætter kursen mod tog eller fly, får man næsten enslydende svar: “Jo, det var da gode oplæg, men jeg nåede ikke at snakke ret meget med dem, jeg gerne ville i kontakt med, og der var for lidt tid til at stille spørgsmål.” Det er billedet, uanset om man taler med folk fra Danmark, Sverige, Irland eller Tyskland.

Man kan godt få den mistanke, at mange konferencer simpelthen holdes, fordi man er forpligtet til det, eller fordi det er en del af et overordnet koncept. Ikke fordi deltagerne skal have det optimale udbytte af at bruge to dage og 2000 €.

Hvis dialog og netværk er vigtigt, hvorfor får det så ikke mere plads? Hvorfor er det reduceret til et forhindringsløb, hvor vi halser rundt med en sky af mapper, kaffekopper, notesblokke og visitkort flagrende efter os – som alle kræver, at vi skal bruge de resterende to minutter på dem?

Hvorfor gør man ikke en dyd af nødvendigheden og giver deltagerne mulighed for at konferere? Hvorfor er konferencerne vendt på hovedet, så at den egentlige udveksling mellem mennesker er blevet noget sekundært, en sidegevinst? Og hvor énvejskommunikation fra podiet er blevet formålet i sig selv?

Blodsukkeret op

I dag fylder oplæggene 70-75 procent af tiden, mens resten er fordelt på networking, kaffekøer og toiletbesøg. Skal man tilgodese både formidlingen af konferencens tema og deltagernes faglige udbytte, skal konferencen vende den modsatte vej:

Begrebet “pause” skal afskaffes. 70-75 procent af tiden skal dedikeres dels til networking, dels til struktureret diskussion mellem deltagerne. Kun oplæg fra “keynote speakers” – alle andre oplæg og abstracts skal lægges til download inden konferencen. Der skal lægges mere vægt på kommunikation af det faglige indhold både før og efter konferencen. Og kommunikationen mellem deltagerne skal prioriteres lige så højt som én-vejskommunikationen fra podiet.

Det kunne være interessant med en undersøgelse af deltagernes fysiologiske funktioner under konferencen. Tilsyneladende falder både koncentration og blodsukker drastisk allerede efter den første række ppt-slides, og når folk i pausen målrettet iler mod kaffekanderne, kan man høre deltagerne udveksle erfaringer som “jeg gled vist lige væk et par sekunder… nå, gjorde du også?” mens begge ihærdigt forsøger at få blodsukkeret op med et ekstra stykke chokoladekage.

De fysiske rammer under selve konferencen skal naturligvis tilpasses det nye koncept. Skal man være konsekvent, bør man i øvrigt også tage de sundhedsfaglige briller på. Hvis det faglige udbytte skal være optimalt, nytter det ikke at fylde deltagernes maver med tunge måltider, som flytter blodet fra hjernen til fordøjelsen. Det er jo ikke fysiske strabadser, kosten skal matche.

Det ville klæde fremtidens konferencer, hvis arrangørerne i højere grad forholdt sig til deltagernes mål, udbytte og fysiske tilstand. Man kunne fx starte med at spørge dem, hvordan de har oplevet diverse konferencer indtil nu, og hvad de ideelt set kunne tænke sig i fremtiden.

Because we deserve it!


For arrangører af konferencer: Download mit koncept for optimal konference-kommunikation